Z drzewa na dysk.
Jest już nieco późno, jak na noworoczne postanowienia, ale i tak chcielibyśmy podjąć się pewnego zobowiązania – z Waszą niewielką pomocą. Światowa pandemia nie zdaje się zwalniać, a sytuacja ekologiczna nie napawa optymizmem – w takich czasach dobry uczynek jest wart swej wagi w złocie. Ten konkretny dobry uczynek będzie naszym wspólnym dziełem, a może raczej dziełem TJ Logistic, ale za Waszą zgodą i przychylnością.
Cyfry, wszędzie cyfry…
Żyjemy w coraz bardziej cyfryzującym się świecie. Choć najważniejsze sprawy załatwia się nadal na papierze, to chcielibyśmy postawić odważny krok w stronę ekologii i wygody, systematycznie rezygnując z dokumentów papierowych na rzecz dokumentacji w formie elektronicznej. To szybkie, wygodne i logistycznie wydajniejsze – i to właściwy kierunek zarówno pod względem dbałości o środowisko, jak też wydajności.
Szybcy i wydajni
Dokumenty elektroniczne możemy wygenerować i dostarczyć w przeciągu 24 godzin od rozładunku. Nie zgubią się po drodze, nikt nie będzie czekać na pocztowej kolejce, a w razie gdyby zostały usunięte przez adresata szybko doślemy kopię z bezpiecznego archiwum w naszej siedzibie.
Pliki tekstowe, skany i wszelakie załączniki można przechowywać na dyskach przenośnych, pamięci USB czy w chmurze. Przestrzeń dyskowa jest obecnie tańsza niż kiedykolwiek, a na rynku dostępnych jest szereg metod archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych – żadna z nich nie wymaga implementacji trwającej więcej, niż kilka minut. Indeksowanie i przeszukiwanie cyfrowych folderów i baz dokumentów jest nieporównywalnie szybsze, niż spacery po biurze i wertowanie niekończących się segregatorów.
Pomyślmy o naturze
Istotny jest również aspekt ekologiczny – papier uporczywie nie chce tanieć, tusz do drukarek jest w praktyce droższy niż ratująca życie krew, a serwisowanie urządzeń biurowych to słuszna część budżetu każdej firmy. Chrońmy więc lasy, chrońmy nasze finanse i oszczędźmy miejsca w naszych biurach – w postaci cyfrowej, historyczna dokumentacja firmy zajmuje co najwyżej jedną szufladę. Przy dobrej organizacji zmieszczą się w niej jeszcze spinacze i pączek na drugie śniadanie.
W pełnej gotowości
Po naszej stronie cyfryzacja jest już w pełni wdrożona i objęta stosownymi procedurami. Wasze dokumenty są na bieżąco archiwizowane i zabezpieczane i są dostępne do wglądu w każdym momencie – podobnie jak ich papierowe odpowiedniki. Ślad papierowy nadal zostaje u nas, odpowiednio zaprotokołowany i chroniony przed czynnikami zewnętrznymi. Na co dzień jednak posługiwać będziemy się cyfrowymi wersjami dokumentów.
Memento libri
Wszyscy pamiętamy i cenimy zapachy opasłych bibliotek i przestronnych magazynów z dokumentami. Pozostając jednak na bieżąco z duchem czasów warto rozważyć krok w stronę digitalizacji, oszczędności materiałów i zasobów ludzkich. Przyszło nam żyć w ciekawym momencie historii, gdzie setki tysięcy stron rozmaitych dokumentów nie zajmują przepastnego pomieszczenia w piwnicy, ale mieszczą się w kieszeni. I choć nadal nie wyobrażamy sobie urlopu bez ukochanej i PAPIEROWEJ książki w dłoni, to w pracy przełączamy się w tryb cyfrowy. 01000010 01100101 01111010 00100000 01101111 01100100 01100010 01101001 01101111 01110010 01110101 00100000 00111010 00101001
