Eurobusiness
Gdyby nasza praca sprowadzała się do regularnego tankowania i mycia samochodów i odbierania telefonów z uprzejmą prośbą, by coś dostarczyć czy odebrać – bylibyśmy naprawdę szczęśliwą i beztroską ekipą. Choć ten „front” działalności spedycyjno-transportowej może wydawać się prosty – zatrudnij kierowcę, kup samochód, odbierz towar, dostarcz towar, wystaw fakturę – to za kulisami dzieje się tu nieprzyzwoicie dużo. Papierkologia, formalności, przepisy, paragrafy, certyfikaty… nasze biuro to istna składnica dokumentów wszelakiej maści. Dokumentów bez których nie moglibyśmy wykonywać swoich obowiązków i dokumentów, bez których nie wykonywalibyśmy ich tak sprawnie. Dziś parę słów o jednym z najistotniejszych z nich.
Keep your friends close…
Wydaje się rzeczą logiczną, że jednym z celów każdej działalności o charakterze zarobkowym jest ograniczanie ryzyka. Zakup ubezpieczenia, weryfikowanie CV pracowników, współpraca ze sprawdzonymi firmami, unikanie moralnie i legalnie wątpliwych sytuacji – to przecież zdrowy rozsądek. Z pomocą zdrowemu rozsądkowi przychodzi jednak system w postaci Zarządzania Ryzykiem, jeden z elementów GDP (certyfikatu Dobrych Praktyk Dystrybucyjnych). I ten nieco ponuro brzmiący system to nic innego jak sformalizowany zdrowy rozsądek, sprowadzony do kilkudziesięciu stron zapisów i standardów, które ułatwiają podejmowanie słusznych decyzji i ograniczają możliwość wystąpienia problemów. Gdy już takie wystąpią – system pozwala na szybkie ich rozwiązanie, z korzyścią nie tylko dla przedsiębiorcy, ale przede wszystkim dla Klienta. Czyli dla Ciebie!
…but keep your enemies closer
TJ Logistic posiada dedykowany, autorski system do obsługi transportu i spedycji. Stworzony i zakodowany przez naszą drużynę, jest on wyposażony w rozmaite filtry i sita, które ograniczają ryzyko zgodnie z wdrożonymi przez nas procedurami i standardami. Cel jest prosty: zminimalizować straty i opóźnienia. Żeby ten cel zrealizować, ryzyko musi być rozpoznane, zagrożenie przeanalizowane, wdrożone muszą być działania zapobiegawcze, a później ryzyko musi być skutecznie monitorowane.
W dużym uproszczeniu Zarządzanie Ryzykiem sprowadza się do stworzenia swoistego katalogu zagrożeń. Może to brzmieć jak fantastyczny Bestiariusz pełen tajemniczych stworzeń, ale rzeczywistość jest nieco bardziej trywialna. Pomaga nam w tym tzw. analiza FMEA (failure mode and effects analysis), dzięki której każdy potencjalny problem jest rozkładany na czynniki pierwsze, jak częstotliwość występowania, uciążliwość dla klienta, przyczyny i skuteczność wykrywania.
Jednym z elementów tego systemu jest swoisty „filtr” działający już od lat w firmie. Każdorazowo przy realizacji zlecenia dokonujemy rutynowego sprawdzenia, czy firma występuje w bazie CEIDG oraz czy ma aktywny status płatnika VAT (w przypadku firm europejskich sprawdzana jest baza VIES). Mamy też swoją czarną listę, na którą trafiają przedsiębiorcy, z którymi napotkaliśmy na nieprzyjemne sytuacje. Weryfikujemy również zgodność formalnie złożonego zamówienia z tym, co ustalane było mailowo lub przez komunikatory internetowe.
The science of problems
Naszym ulubionym fundamentem w zarządzaniu ryzykiem jest program szkoleń. Przekazywanie kluczowej wiedzy do miejsc, w których jest najbardziej potrzebna to naszym zdaniem absolutna podstawa wszelkich dobrych zwyczajów i standardów. Mamy więc osobne szkolenia dla kierowców, dla spedytorów, a także dla działu administracyjno-księgowego. Wiedza jest systematycznie sprawdzana przy pomocy testów, które pokazują nam nad czym jeszcze należy się pochylić i jakie aspekty wzmocnić.
W zakresie spedycji i transportu, nasza partnerska współpraca z przewoźnikami odbywa się na kilku szczeblach, po pokonaniu których kwalifikujemy ich do zaufanego grona. Dobry kontakt i komunikacja, spełnianie standardów, solidni kierowcy, terminowe podejmowanie ładunków i dostarczanie dostaw to jedne z wytycznych, szczególnie ważnych w takich relacjach.
A po co to wszystko, możesz spytać? Wierzymy, że porządek w naszym biurze i spokój w naszych głowach przekładają się bezpośrednio na lepsze doświadczenia ze współpracy dla wszystkich naszych Klientów i kontrahentów. Im bardziej przewidywalne są nasze działania, im łatwiej nam unikać problemów bądź radzić sobie z nimi, tym sprawniej działamy w służbie Tobie i Twoim klientom. Całe to zarządzanie ryzykiem na więc bardzo proste przełożenie na Twój biznes – im bardziej okiełznane jest ryzyko po naszej stronie, tym mniej niespodzianek na naszej wspólnej drodze.
